Notificări automate către părinți și clienți

Cum activezi notificările, pas cu pas

1. Activezi pagina publică de programări în contul tău 4appointments și adaugi pe site butonul către ea.
2. Ceri o adresă de e-mail pe pagina de programări și pe formularul de contact: doar cu ea se trimit mesajele automate.
3. Confirmi fiecare programare în calendarul tău 4appointments, ca să pornească reamintirile cu aproximativ 24 de ore și 1 oră înainte.
4. Publici pe formular acordul explicit pentru trimiterea notificărilor, ca temei legal.
5. Testezi fluxul cu o programare de probă, înainte de a-l activa public.

Când se trimit notificările

• E-mail de primire a cererii, pentru o programare făcută pe pagina de programări, dacă vizitatorul lasă o adresă de e-mail.
• Reamintiri pe e-mail cu aproximativ 24 de ore și cu 1 oră înainte, după ce confirmi programarea.
• Fiecare mesaj trimis prin formularul de contact ajunge pe e-mailul tău, ca să poți răspunde.
• SMS sau WhatsApp nu pleacă automat de pe site; pentru ele poți folosi separat aplicația 4notify.net, cu cont propriu.

Ce date colectezi legal printr-un formular de site sau de programare

Un formular de admitere sau de programare colectează date cu caracter personal: nume, telefon, e-mail și, uneori, vârsta sau clasa copilului la care se face înscrierea. Temeiul legal cel mai potrivit este consimțământul explicit al persoanei care completează formularul — un câmp bifat, nu presupus. Când formularul se completează pentru un minor, acordul aparține părintelui sau reprezentantului legal.

• Colectezi strict câmpurile folosite pentru admitere, programare sau notificare — nu date suplimentare „pentru orice eventualitate”.
• Textul de consimțământ de lângă formular spune clar ce notificări se trimit și pe ce canal.
• Persoana care a dat acordul îl poate retrage oricând, printr-un simplu mesaj sau e-mail.
• Datele se păstrează doar cât ține scopul pentru care au fost colectate — o programare finalizată sau un dosar de admitere închis.
• Un incident de securitate care afectează aceste date se notifică autorității de supraveghere în 72 de ore (GDPR, art. 33).

Tabel: e-mail vs. SMS vs. WhatsApp

Trei canale de mesaje și ce trimite site-ul automat

Exemplu practic

Exemplu ipotetic: o școală particulară care primește cereri de admitere pe formularul de contact poate răspunde fiecărui părinte pe e-mail; pentru vizitele programate prin pagina 4appointments, părintele care lasă o adresă primește e-mail de primire și reamintiri.

Greșeli frecvente

• Colectezi date de contact fără un câmp explicit de consimțământ pe formular.
• Nu răspunzi mesajelor din formular, iar persoana repetă cererea prin alt canal.
• Nu ceri adresa de e-mail, deși fără ea nu se trimite nicio confirmare automată.
• Păstrezi datele nedefinit, fără un termen legat de scopul colectării.
• Nu oferi o modalitate simplă de a retrage acordul pentru notificări.

Cum te ajută 4SoftEdu

• Mesaje automate pe e-mail pentru programările făcute pe pagina 4appointments; SMS și WhatsApp se pot trimite separat, din 4notify.net, aplicație din același ecosistem.
• Câmp de consimțământ inclus din start pe formularele de admitere și de programare.
• Mesajele din formularul de contact ajung pe e-mailul tău; reamintirile pornesc după ce confirmi programarea.
• 4appointments și 4notify sunt aplicații separate, cu conturi proprii, din același ecosistem.