Questions fréquentes

Une maternelle, une structure périscolaire ou un centre de cours mono-site démarre en 3 à 5 jours ouvrés : nous importons les élèves et les classes depuis un tableur, configurons l'année scolaire, l'emploi du temps et les frais, puis ouvrons les accès aux enseignants. Une école à plusieurs cycles ou un réseau multi-sites demande deux à trois semaines, selon le volume d'historique à reprendre.

Trois modules utilisables séparément ou ensemble : gestion scolaire (élèves et enfants de maternelle, classes et groupes, inscriptions, dossiers, secrétariat), centres de cours et de formation (sessions et groupes, formateurs, séances, présences, certificats) et plateforme LMS (leçons, supports, tests corrigés automatiquement, progression de l'apprenant). Vous n'activez que ce dont vous avez besoin.

Oui. La maternelle travaille par groupes d'âge plutôt que par classes, avec une présence quotidienne au lieu d'absences par heure et des observations de développement au lieu de notes. Inscriptions, dossier de l'enfant, déroulé de la journée, cotisation mensuelle et communication avec les parents utilisent les mêmes écrans : seul le vocabulaire change.

Vous travaillez par sessions et groupes plutôt que par années scolaires : formateurs, séances, salles, présence par séance, évaluation finale et délivrance des certificats de fin de formation. Le registre des apprenants, les présences et les résultats s'exportent sous forme de tableaux pour constituer rapidement le dossier d'agrément ou de contrôle.

Oui. Un enseignant saisit une note ou une absence depuis son téléphone entre deux cours, et les parents consultent l'emploi du temps, les notes et l'état des frais depuis le navigateur mobile. L'interface est nativement responsive, sans application à installer.

Le carnet électronique reprend toute la tenue des registres : notes par matière, moyennes par semestre ou par module, moyenne annuelle, absences justifiées et injustifiées, observations et bulletin de la classe. Abandonner totalement le registre imprimé relève de la décision de l'établissement et de son règlement intérieur : un export imprimable PDF et Excel du carnet et du bulletin reste disponible à tout moment.

Vous saisissez les matières et le volume horaire hebdomadaire, les enseignants avec leurs indisponibilités, les classes et les salles. Le générateur propose un emploi du temps sans conflit d'enseignant, de classe ou de salle et affiche les conflits restants, que vous réglez par glisser-déposer. Lorsqu'un cours est déplacé, le carnet, les présences et l'emploi du temps vu par les parents se mettent à jour automatiquement.

L'enseignant fait l'appel en début de cours et l'absence apparaît immédiatement dans le dossier de l'élève. Le professeur principal la justifie sur la base du document fourni, avec date et motif, et le total des absences injustifiées se recalcule. Les parents reçoivent une notification dans l'application et, si 4notify est activé, un SMS ou un message WhatsApp.

Vous clôturez l'année scolaire : le bulletin devient un historique non modifiable. Vous lancez ensuite le passage — les élèves montent de classe, les groupes sont recomposés, et l'emploi du temps ainsi que la grille de frais sont copiés en brouillon pour la nouvelle année. L'historique reste accessible, si bien qu'un relevé de scolarité peut être édité des années plus tard.

L'accès est géré par rôles. Le secrétariat voit les dossiers et les inscriptions, le professeur principal voit toute sa classe, un enseignant ne voit que ses matières, la direction voit les rapports de tout l'établissement, et un parent ne voit que son enfant. Chaque ouverture d'un dossier élève est inscrite au journal d'accès.

Vous définissez les frais à l'année, au semestre ou au mois et les découpez en échéances. La plateforme génère les obligations de paiement par élève, suit ce qui est encaissé et ce qui reste dû, et prévient les parents avant l'échéance. Paiement par carte et virement se rapprochent de la même échéance, sans tableau parallèle.

Oui, via 4invoices, depuis le même compte. La facture est émise au payeur — parent ou entreprise — avec les données du contrat de scolarité, et l'encaissement est rattaché automatiquement à la bonne échéance. Rien n'est saisi deux fois.

Oui. Vous pouvez définir des remises en pourcentage ou en montant, par élève ou par catégorie : deuxième enfant, paiement intégral d'avance, bourse interne, tarif personnel. La remise s'applique automatiquement à la génération des échéances et reste visible sur la fiche de paiement de l'élève.

Vous disposez d'un rapport d'encaissement par classe, groupe et période, avec les montants facturés, encaissés et restants par élève, triés par ancienneté du retard. De là, vous envoyez une relance à une famille ou à tous les parents ayant une échéance dépassée.

Les données d'un élève mineur sont traitées sur la base du consentement ou du fondement légal du parent ou du représentant légal, et l'établissement reste responsable de traitement. Nous appliquons le chiffrement, un accès strictement par rôles et un journal d'accès ; l'export ou l'effacement sur demande se pilotent depuis le panneau, conformément au RGPD.

Oui. Le compte parent est distinct du compte enseignant et n'affiche que ses propres enfants : emploi du temps, notes, absences et justificatifs, état des frais, annonces et documents. Il n'accède pas aux données des autres élèves et ne peut rien modifier dans le carnet.

Par notifications dans l'application et, via 4notify, par SMS et WhatsApp : annonces à une classe ou à tout l'établissement, alertes d'absence, rappels d'échéance de frais et confirmations de rendez-vous parents. Chaque message reste dans l'historique de la classe : on sait qui a été informé et quand.

4SoftEdu exporte de façon structurée les données nécessaires au reporting — registre des élèves, classes et groupes, présences, bulletins et mouvements d'élèves — sous forme de tableaux. La plateforme ne se connecte pas à SIIIR et ne se substitue pas au système du ministère : elle tient votre registre interne et prépare les données, le dépôt restant à la charge de la personne responsable dans l'établissement.

Avec 4invoices pour la facturation des frais, 4notify pour les SMS et WhatsApp aux parents, 4softhr pour le personnel enseignant et les contrats de travail, 4mystaff pour le suivi du temps des enseignants, 4mycontracts pour les contrats de scolarité, 4buildsite pour le site de l'école et 4myevents pour les journées portes ouvertes. Un seul compte, les mêmes données partout.