Jakie automatyczne powiadomienia mogę wysyłać rodzicom lub klientom?
Automatyczne powiadomienia zamieniają formularz wypełniony na stronie w natychmiastowe potwierdzenie dla rodzica lub klienta, bez telefonu. Wysyłane są na podstawie zgody wyrażonej w formularzu zapisu lub rezerwacji.
Krótka odpowiedź
- Można wysłać natychmiastowe potwierdzenie po otrzymaniu zgłoszenia rekrutacyjnego lub rezerwacji.
- Można wysłać przypomnienie dzień przed wizytą, rozmową lub zajęciami.
- Można wysłać powiadomienie po zakończeniu zlecenia — na przykład gdy tłumaczenie jest gotowe do odbioru.
- Można wysłać wiadomość po wizycie, z informacją o kolejnych krokach.
- Wszystkie wysyłane są SMS-em lub przez WhatsApp, na podstawie wyraźnej zgody wyrażonej w formularzu.
Podstawa prawna w skrócie (RODO)
- Podstawą jest wyraźna zgoda wyrażona w formularzu — zaznaczone pole, nigdy domniemanie.
- W przypadku osoby niepełnoletniej zgodę wyraża rodzic lub opiekun prawny.
- Osoba, która wyraziła zgodę, może ją w każdej chwili wycofać zwykłą wiadomością.
- Zebrane dane przechowuje się tylko tak długo, jak trwa cel ich przetwarzania — do zakończenia rezerwacji lub zamknięcia rekrutacji.
Przykład z praktyki
Przykład: biuro tłumaczeń automatycznie wysyła powiadomienie WhatsApp, gdy tłumaczenie jest gotowe do odbioru, zamiast dzwonić do każdego klienta. Liczba telefonów „czy moje tłumaczenie jest gotowe?” wyraźnie spadła.
Najczęstsze błędy
- Wysyłanie powiadomień bez pola wyraźnej zgody w formularzu.
- Korzystanie z jednego kanału, choć część klientów nie ma zainstalowanego WhatsAppa.
- Brak prostego sposobu wycofania zgody na powiadomienia.
Jak pomaga 4SoftEdu
- Automatyczne powiadomienia SMS i WhatsApp obsługiwane przez dedykowaną platformę ekosystemu — 4notify.net.
- Pole zgody dodane od początku do formularzy zapisów i rezerwacji.
- Wiadomości wysyłane automatycznie, bez ręcznego pisania każdego powiadomienia.